איך מערכת בדיקה אוטומטית איתרה יותר מ-50,000 ₪ בקיזוזים לא מוצדקים.
משק חקלאי שולח תוצרת ללקוחות ומקבל חשבוניות עם משקלים, כמויות ומחירים. עד שהגענו, אף אחד לא השווה אותן באופן שיטתי למה שיצא בפועל. בנינו מערכת שעושה את זה אוטומטית.
שני צדדים, שתי גרסאות של האמת
המשק מגדל תוצרת ושולח אותה על משטחים ללקוחות סיטונאיים ולרשתות. בצד השני שוקלים, סופרים, מנכים פחת ומפיקים חשבונית, ולפיה המשק מקבל כסף. המשק יודע מה הוא שלח, הלקוח כותב מה הוא קיבל, ואין אף אחד באמצע שמשווה.
כדי לבדוק חשבונית אחת כמו שצריך, צריך להצליב כל שורה בה מול תעודת המשלוח המתאימה, לסכם את המשטחים שיצאו, להוריד משקל קרטונים, להוריד פחת לפי האחוז שסוכם עם אותו לקוח, ולבדוק שהמחיר תואם למחיר הסחר.
עכשיו תכפילו את זה בעשרות שורות בכל חשבונית, כל חודש, בעונה, כשהעבודה בשטח לא מחכה. בפועל זה לא קרה: החשבוניות נבדקו "בעין", ושולמו.
מערכת אחת: מהמשטח בשטח ועד החשבונית
תיעוד בשטח, בשפה של העובד
העובדים רושמים כל משטח מהטלפון: משקל ברוטו ומספר קרטונים, במסך שמוצג בשפה שלהם. כל משטח מקבל מספר רץ אוטומטי, והמערכת מחשבת לבד את המשקל נטו.
כללי העסק של כל לקוח, במקום אחד
לכל לקוח יש תנאים משלו: מחיר סחר, אחוז פחת וניכוי נוסף לרשתות שיווק. עד עכשיו זה ישב בראש של מישהו. עכשיו זה יושב במערכת, וכל חישוב משתמש בו.
חשבונית נכנסת, נתונים יוצאים
מעלים את קובץ ה-PDF של החשבונית, ובינה מלאכותית קוראת אותו ומחלצת כל שורה: אסמכתא, משקל, כמות קרטונים ומחיר. בלי הקלדה ידנית ובלי טעויות העתקה.
דו"ח חריגות ולוח בקרה
כל שורה בחשבונית מוצלבת מול מה שיצא בפועל, וכל פער מסומן עם מספר התעודה וההפרש המדויק. מעל הכל, לוח בקרה: כמה חויב, מה שולם ומה עוד פתוח לכל לקוח.
- 1
הבעיה
מגיעה חשבונית, ומישהו במשרד צריך לבדוק כל שורה מול תעודות המשלוח: קרטונים, משקל ומחיר. וכשאין זמן לבדוק, הפערים עוברים בשקט.
- 2
הפתרון
מערכת אחת שמלווה את הסחורה מהשטח ועד החשבונית.
- 3
רישום בשטח
העובדים רושמים כל משטח מהטלפון, בשפה שלהם: משקל וקרטונים, והמשקל נטו מחושב מיד.
- 4
חילוץ חשבונית
מעלים את קובץ החשבונית, והבינה המלאכותית מחלצת ממנו את כל השורות, בלי הקלדה.
- 5
דו"ח חריגות
המערכת מצליבה כל שורה מול תעודת המשלוח, לפי הכללים של כל לקוח, ומסמנת כל פער בקרטונים, במשקל או במחיר.
- 6
תמונת מצב
במשרד רואים הכל במסך אחד: כמה חויב, כמה שולם ומה עוד פתוח, לכל לקוח.
- 7
התוצאה
בבדיקה הראשונה, המערכת איתרה יותר מ-50,000 ₪ בקיזוזים שלא היה להם הסבר.
| נושא | לפני | אחרי |
|---|---|---|
| בדיקת חשבונית | "בעין", ואז משלמים | כל שורה נבדקת אוטומטית |
| הזנת נתוני החשבונית | הקלדה ידנית | חילוץ אוטומטי מה-PDF |
| כללי החישוב של כל לקוח | בראש של מישהו | מוגדרים במערכת |
| פער בחשבונית | עובר בשקט | מסומן עם מספר תעודה והפרש |
| שיחה עם הלקוח על פער | תחושה | שורה, תעודה ופער מדויק |
הפתרון הזה רלוונטי לכם אם:
- check_circleאתם מקבלים חשבוניות או התחשבנויות ב-PDF, ומישהו בודק אותן ידנית מול תעודות משלוח, או לא בודק בכלל
- check_circleלכל לקוח יש כללי חישוב משלו: פחת, ניכויים ומחיר מוסכם
- check_circleאתם מוכרים דרך מפיצים או רשתות, או מקבלים תשלום לפי כמויות שהצד השני מדד
- check_circleהרישום בשטח נעשה על נייר או בוואטסאפ, לפעמים על ידי עובדים שלא קוראים עברית
- check_circleאין לכם תמונה אחת של כמה חויב, כמה שולם ומה עוד פתוח לכל לקוח
ולא צריך מערכת ERP במיליון שקל כדי לפתור את זה. צריך מישהו שמבין את התהליך, ובונה בדיוק את מה שחסר.
אילו פערים המערכת מזהה?expand_more
ארבעה סוגים: שורה בחשבונית בלי תעודת משלוח תואמת, מספר קרטונים שונה ממה שנשלח, פער משקל מעבר לסף שנקבע, ומחיר שלא תואם את מחיר הסחר המוסכם. כל פער מוצג עם מספר התעודה וההפרש המדויק.
איך המערכת קוראת את החשבונית?expand_more
מעלים את קובץ ה-PDF כמו שהוא. בינה מלאכותית מחלצת ממנו את מספר החשבונית, התאריך, הסכום וכל השורות (אסמכתא, משקל, קרטונים ומחיר) כנתונים מסודרים, בלי שמישהו מקליד אותם.
העובדים בשטח לא קוראים עברית. זו בעיה?expand_more
לא. מסך רישום המשטחים מוצג בשפה של העובד, והוא רואה רק את מה שהוא צריך: משקל, קרטונים ושמירה. המשקל נטו מחושב אוטומטית.
מה עם אבטחת המידע?expand_more
לכל אדם יש משתמש נפרד, יש הגבלת ניסיונות התחברות, ומסד הנתונים לא חשוף מבחוץ. עובד שטח רואה רק את מסך המשטחים, בלי מחירים, בלי חשבוניות ובלי אפשרות למחוק. כל שינוי נרשם ביומן: מי שינה, מה היה ומה נהיה.
זה מתאים רק לחקלאות?expand_more
לא. הדפוס חוזר בכל עסק שמקבל כסף לפי חישוב שמישהו אחר עושה: יצרנים שמוכרים דרך מפיצים או רשתות, עסקים שמקבלים עמלות, קבלנים שמגישים חשבון לפי כמויות שמדד הצד השני, וכל מי שמשלם או מקבל תשלום לפי תעודות משלוח.
רוצה לדעת כמה כסף נעלם אצלך?
בשיחה של 30 דקות נעבור על התהליך שלך, נזהה איפה שני מסמכים אמורים להסכים ואף אחד לא בודק, ותדע אם יש שם מה לחפש.
calendar_monthקבע שיחת אסטרטגיה בחינם