גיבוי Salesforce: מה Salesforce כבר נותנת, מה חסר, ואיך בוחרים פתרון גיבוי

Salesforce לא מגבה בשבילכם את הנתונים במובן שרוב האנשים חושבים. היא מגינה על התשתית מפני תקלות אצלה, אבל אם עובד מחק בטעות אלף רשומות, אם ייבוא דרס שדות, או אם אוטומציה שגויה עדכנה עסקאות, השחזור באחריותכם. לכן צריך גיבוי: לפחות הייצוא החינמי של Salesforce, ובדרך כלל כלי ייעודי שמגבה אוטומטית ויודע גם לשחזר.

למה בכלל צריך גיבוי לסיילספורס

רוב אובדני הנתונים שאני רואה אצל לקוחות לא נובעים מתקלה של Salesforce, אלא מתוך הארגון:

• ייבוא שהשתבש: קובץ עם עמודות בסדר הלא נכון, שדרס טלפונים, בעלים או שלבי עסקה.
• אוטומציה שגויה: Flow שרץ על יותר רשומות ממה שתוכנן ועדכן אותן.
• מחיקה: משתמש עם הרשאות רחבות מדי, או ניקוי כפילויות שמחק את הרשומה הלא נכונה.
• אינטגרציה: מערכת חיצונית שמסנכרנת לתוך Salesforce ודורסת נתונים טובים בנתונים ישנים.

סל המחזור (Recycle Bin) עוזר רק בחלק מהמקרים: הוא שומר רשומות שנמחקו לזמן מוגבל, ולא עוזר בכלל כשהנתונים לא נמחקו אלא עודכנו לערך שגוי.

מה Salesforce נותנת בלי תשלום נוסף

Data Export Service. תחת Setup אפשר להגדיר ייצוא של הנתונים לקובצי CSV, באופן ידני או לפי לוח זמנים. ייצוא שבועי זמין בגרסאות Enterprise, ‏Performance ו-Unlimited, ובגרסאות אחרות הייצוא חודשי.

זה עדיף על כלום, אבל יש לו מגבלות ברורות:

• זה לא שחזור. מקבלים קבצים. כדי להחזיר נתונים צריך לבנות את השחזור ידנית, למשל עם Data Loader, ולשמור על הקשרים בין אובייקטים.
• חלון הורדה קצר. הקבצים זמינים להורדה רק זמן קצר אחרי שהייצוא מסתיים, ואם אף אחד לא הוריד אותם, הם נמחקים.
• אין גיבוי של ההגדרות (Metadata). שדות, Flows, הרשאות ודוחות לא נכללים בייצוא הנתונים.
• תדירות נמוכה. גיבוי שבועי פירושו שאפשר לאבד עד שבוע של עבודה.

פתרונות גיבוי ייעודיים

הפתרון של Salesforce עצמה. Salesforce רכשה את OwnBackup ומשלבת אותו בהצעה שלה כמוצר גיבוי ושחזור בתשלום. היתרון: מוצר מהבית, עם גיבוי אוטומטי ושחזור מסודר.

כלים של צד שלישי. יש לא מעט חברות שמתמחות בגיבוי Salesforce, למשל Odaseva, ‏Gearset, ‏Spanning ו-GRAX. ההבדלים ביניהן הם בעיקר בתדירות הגיבוי, ביכולות השחזור, בגיבוי של ההגדרות ובמחיר.

המחירים משתנים מאוד לפי גודל הארגון ונפח הנתונים, ולכן כדאי לבקש הצעות ממספר ספקים.

מה לבדוק לפני שבוחרים

1. שחזור ולא רק גיבוי. שאלו איך משחזרים רשומה אחת, שדה אחד בכמה אלפי רשומות, ואובייקט שלם עם הקשרים שלו. כאן נמצא ההבדל האמיתי בין הכלים.
2. תדירות. גיבוי יומי הוא המינימום הסביר לרוב הארגונים שעובדים ב-Salesforce כל יום.
3. גיבוי ההגדרות. אם Flow או הרשאות השתנו ושברו משהו, כדאי שאפשר יהיה לראות מה היה קודם ולהחזיר.
4. השוואה בין גרסאות. כלי טוב מראה מה השתנה בין שני גיבויים, וכך אפשר להבין מה בדיוק התקלקל.
5. איפה הנתונים נשמרים. לחברות עם דרישות פרטיות ורגולציה, מיקום האחסון וההצפנה חשובים.

מה אני ממליץ לעשות כבר השבוע

גם בלי לקנות כלום:

• להפעיל את Data Export Service בתדירות הכי גבוהה שהגרסה שלכם מאפשרת, ולקבוע מי מוריד את הקבצים ואיפה הם נשמרים.
• לצמצם הרשאות מחיקה ועריכה המונית לאנשים שבאמת צריכים אותן.
• לייצא את הנתונים הרלוונטיים לפני כל ייבוא או שינוי גדול. זה לוקח כמה דקות וחוסך ימים.
• לבדוק Flows חדשים בסביבת Sandbox לפני שמעבירים אותם לסביבת הייצור.

ואם Salesforce היא מערכת מרכזית אצלכם, עם נתוני מכירות ולקוחות שהעסק נשען עליהם, כלי גיבוי ייעודי הוא ביטוח זול יחסית.

לסיכום

Salesforce שומרת על המערכת, אבל לא על הטעויות שלכם. הייצוא החינמי הוא נקודת התחלה, ופתרון גיבוי אמיתי צריך לגבות כל יום, לכלול את ההגדרות, ובעיקר לדעת לשחזר.

אני עובד עם חברות על ארכיטקטורה ותהליכים ב-Salesforce, למשל מערך ניהול לקוחות מבוסס דאטה לחברת SaaS. אם אתם רוצים לבדוק כמה Salesforce שלכם מוגנת, אפשר לקבוע שיחה.